公司员工外出管理制度

一、目的

为了进一步规范员工外出流程及报销，加强差旅费及有关费用的控制和管理，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司全体员工。

三、外出定义

1、员工外出分为外勤和出差二种。

2、因公出差，于本市或本地区范围内，当天往返的，视为外勤。

3、因公出差，不能当天往返，且发生住宿的，视为出差。

四、审批程序、权限和流程

1、员工因工作需要出差时，填写《出差申请单》。并交由厂长审批，总工批准。

2、研发部人员因工作需要出差时，填写《出差申请单》，由总工审批，并报请总经理批准。

3、项目组人员因工作需要出差时，填写《出差申请单》，报请总经理批准。

4、公司总部人员因工作需要出差时，须填写《出差申请单》，由人事部审批，报总经理批准。

5、员工出差国外一律由总经理批准。

6、各部门将填写好《出差申请单》交由前台处，前台确定签批完整后，扫描电邮至相关人员，并在第一时间通知到出纳及人事行政部。

7、出纳收到《出差申请单》，根据出差日期及出差人员级别购买火车票或飞机票。若火车售票系统内车票不足或无票情况下，需要更换出差日期，应在第一时间通知到相关部门负责人。

五、外出人员管理原则

1、出差人员必须采用_____、经济、安全、便捷的交通工具、路线和时间出行，反对浪费行为，提倡节约。

2、外出人员公干时，应随时保持热情、礼貌、友好，自觉维护公司形象。

六、差旅费构成

1、长途交通费：飞机、火车、轮船、高铁、长途大巴产生的费用。

2、市内交通费：公交、地铁、出租车产生的费用。

3、住宿费：异地出差因过夜住宿产生的费用。

4、餐费补贴：按地区标准和职务，限额计发补贴。

5、通讯费用：因工作需要电话沟通产生的费用。

6、其它费用：传真、复印、邮寄等公共费用。

七、具体规定如下：

1、外勤人员外出时，须在《外勤人员登记表》上登记签字即可。外勤人员报销：公司这边只报车费，工厂除了报车费，另外报销餐费和住宿费。但是没有出差补贴。外勤写外出单，出差写出差单。餐费按15元/餐补贴中/晚餐。

2、出差人员选择交通工具一般以火车/长途大巴为主，火车行驶6小时以内，乘坐硬座；6小时以上为硬卧。管理级人员或研发部人员可乘坐高铁/飞机出行。特殊情况下，出差人员选择飞机出行，必须由总经理批准后方可执行。出纳也可综合市场票价，择优选择交通工具。

3、普通员工一线城市餐费补贴50元/天，二三线城市餐费补贴40元/天；主管级以上人员一线城市餐费补贴70元/天，二三线城市餐费补贴60元/天。

4、部门负责人可根据出差具体情况（如工作量、工作环境等），为外出人员申请出差补贴，补贴标准为15-20元/天。

5、因工作需要产生的通讯费，出差负责人每月可享受100元/月补贴，特殊情况，可酌情增加报销费用。出差人员出差时间不足一个月情况下，也可按此标准执行。

6、普通员工住宿费用报销一般不超过120元/晚，管理人员不超过150元/晚。超出部分自理。

7、因特殊情况需要乘坐出租车的人员，须事前征得部门负责人同意后方可执行。否则不予报销。

8、因公务出差，不得从事与工作无关的事项。因特殊情况，确实需要办理私事时，应提前向厂长/总工申请，同意后方可办理。否则按旷工处理。

9、出差人员中途改变路线时，应提前向部门负责人申请，同意后方可执行。

10、员工出差必须每天以邮件/电话形式向部门负责人汇报工作，不能以邮件形式汇报的，应每天记录当天工作内容，并于返回后以邮件形式发放至相关人员。重要人员出差返回5天内应向总工和相关人员提交出差报告。

11、出差人员需要借款时，填写《借款单》，并经相关负责人签字后方可领取。

12、管理人员因个人原因需要参加会议、学习、培训期间，公司提供有薪假，但每月不超过二次，每次不超过一天。公司不承担任何食宿和交通费用。所产生的一切费用自理。

13、员工因病、因事需要在当地请假，可由出差负责人批准，并知会相关人员。出现无出差负责人或请假超过二天以上者，须报请厂长或总工批准。

14、因生病（需要住院）可按标准支付出差补贴，不报住宿费、餐费和市内交通费。住院期间出差补贴不超过10天。

15、出差中公休：出差过程中，若遇公休日，应以公务为重，继续执行出差任务；若遇到出差单位公休无法办公，可安排休息。

16、超期停留：出差过程中，因生病（未住院）交通中断或其它不可抗力因素造成超过预定期限停留的，在核清事实基础上，按实际差旅费报销。

17、出差结束后回公司的交通费用，实报实销；出差地请事假/病假，不直接回公司的，按出差地到公司的交通费用（火车硬座/硬卧）报销；出差时遇法定节假日放假，不直接回公司的，不予报销。

18、员工出差期间因工作需要加班按国家规定加班费计算。出差在途遇周六日可计作加班或安排调休。

19、外出时借道探亲访友须经部门负责人批准方可，相关费用不予报销，探亲访友期间公司不予发放任何补贴。

八、出差费用报销审核

1、出差人员按相关标准范围内实报实销，超支自理。

2、出差住宿费用的审核以实际过夜天数和限额标准确定，并附有出差时间、出差地点一致的有效住宿凭证发票，超过限额标准部分，个人自理。住宿一般由出纳负责预订，相关出差人员离开入住酒店后，领取并保管好发票。待出差返回公司后上交至出纳处即可。

3、同性人员一起出差的，应以标准间为主，且报销费用只允许一人报销。严禁重复报销。

4、外勤人员无特殊情况，一律不准报销住宿费用；外勤人员外出范围包括公司所在地及周边城市和地区。因特殊情况需要住宿的人员必须经总工批准。

5、乘坐火车以硬座或硬卧为原则；高铁以二等票为原则；轮船以三等仓为原则；乘坐飞机以经济仓为原则，总经理级以上可乘坐商务仓。

6、外出人员返回后应于一周内办理报销手续，并交到财务部。报销人员应填写《出差报销单》按财务要求粘贴好票据，否则财务部可以不予办理。出差报销单应由部门负责人审批，由总经理批准。

7、财务应遵循“前帐不清，后帐不借”原则办理报销手续。

8、外出报销尽可能提供正规发票。住宿费用100元以上或乘坐长途大巴时，必须提供正规发票，否则不予报销。

9、出差人员负责保管好各项票据，若有遗失，财务不予报销。严禁借、买其他日期相关票据代替。

11、搭乘公司提供交通工具者，不再报销交通费用。

12、出差人员在外有酗酒导致斗殴，或其它与公司无关事件发生意外伤害的，公司不承担任何费用。

13、外出人员应严格遵守国家法律法规和公司规章制度，如发现从事违反法律法规规定的其它情形，一经发现，立即按相关规定解除劳动关系，并不予经济补偿。

九、差旅费报销违规追究

1、出差人员应实事求是原则，严禁虚报情况。一经查出，责令退回虚报金额，并以虚报额三至五倍金额，处以罚款。虚报金额，一次超出500元，或年终累计超_________元以上者，公司根据相关规定，解除劳动关系，并不予经济补偿，并向其追究公司损失。

2、各级审签人员把关不严而失职，使弄虚作假的票据得以报销，后经查实收回的，审签人员罚款50元，当月考核扣5分，年终考核扣1分。情节严重的，罚款100元，当月考核扣10分，年终考核扣5分。经查实无法收回的，给公司造成经济损失的，由各级审签人员承担相应连带责任，并由各级审签人员负责赔偿相应损失。

3、部门负责人或直接分管领导，如有故意包庇、纵容员工弄虚作假的违规行为，一经查实，按虚报额三至五倍金额罚款，并取消年终奖金。情节严重者，公司将根据相关规定以降职或解除劳动关系。

十、附则

本制度自发布之日起生效。